Case Tokmanni
Tokmannin kiinteistöjen ylläpitoon on saatu tehokas toimintamalli, jota ylläpitojärjestelmän eri ominaisuudet tukevat saumattomasti.
Tokmannin kiinteistöjen ylläpitoon on saatu tehokas toimintamalli, jota ylläpitojärjestelmän eri ominaisuudet tukevat saumattomasti.
Tokmanni on suurin valtakunnallinen halpakauppaketju Suomessa ja myymälöitä on eri puolilla Suomea yhteensä n. 200.
Kiinteistöihin ja päivittäiseen toimintaan liittyviä ylläpidon asioita tulee eteen päivittäin useita kymmeniä. Ylläpidon hallintaan tarvitaan toimiva järjestelmä, josta tarvittava tieto löytyy helposti ja nopeasti. Näin palvelupyynnöt sekä huollot tulevat suunnitelmallisesti tehdyksi.
Yhteistyömme Tokmannin kanssa on alkanut jo 2000-luvun alussa. Ylläpitojärjestelmäämme on kehitetty yhdessä Tokmannin kanssa ja toiminnoissa on saatu ratkaistua isojenkin tietomäärien hallittavuus ja käytön helppous.
Ympäri Suomea olevista myymälöissä tapahtuu päivittäin asioita, joissa tarvitaan kiinteistöjen ylläpidosta vastaavien henkilöiden apua. On jätetyhjennyksiä, palaneita lamppuja, asiakas-wc:t tukossa ja paljon muuta.
Tokmannilla näiden lankojen hallinta on toteutettu palvelukeskuksen sekä Eners Oy:n ylläpitojärjestelmän avulla. Kaikki palvelupyynnöt tulevat keskitetysti palvelukeskukseen, jossa tapahtumat kirjataan ylläpitojärjestelmään. Järjestelmässä työtilaus osoitetaan oikealle taholle ja samalla myös myymälä saa viestin asian eteenpäin menemisestä.
Tilattujen töiden valmistumista seurataan värikoodeilla ja viivästyksiin päästään puuttumaan ajoissa. Työn suorittaja kirjaa valmistumisen yhteydessä ratkaisut, jotka menevät samalla tiedoksi tilaajalle eli myymälään ja palvelukeskukseen.
Meille on äärimmäisen tärkeää, että myymälöissä havaitut viat tulevat korjatuiksi ja että tieto tapahtumista saavuttavat kaikki asianomaiset. Tämä luo luottamusta ja läpinäkyvyyttä koko ylläpito-organisaation toimintaan..
-Seppo Tokola, Turvallisuus ja kiinteistötoimintojen päällikkö
Lähes puoleen Tokmannin myymälöistä liittyy myös kiinteistön ylläpitovastuu. Kiinteistöille on laadittu kohdekohtaiset huolto-ohjelmat, joita sopimuskumppanit noudattavat.
Viranomaismääräyksiin perustuvien tarkastusten toteutuminen on ensiarvoisen tärkeää ja mm. paloilmoittimien kuukausikokeilut merkitään säännöllisesti ylläpitojärjestelmään.
Tarkastuksissa havaituista puutteista tehdään korjauspyynnöt ja niiden valmistumista seurataan tarkasti. Näin varmistetaan terve ja turvallinen ympäristö asiakkaille ja noin 4000 tokmannilaiselle.
Ylläpitojärjestelmän avulla saadaan ennakoivat huollot rullaamaan ja tarvittavat korjaustoimenpiteet työnalle. Näin varmistetaan turvalliset ja terveet myymälät ympäri Suomen.
-Petri Keteli, kiinteistöpäällikkö
Lähes 200 myymälän ylläpitoon osallistuu useita eri sopimuskumppaneita. Kiinteistöhuollon sekä siivouksen palvelutason mittausta varten ylläpitojärjestelmään on luotu raportointimallit pisteytyksillä.
Säännöllisin väliajoin palvelusta vastaavat sekä myymälöiden edustajat yhdessä täyttävät raportit järjestelmään. Kokonaisuutta voidaan seurata yhdeltä näkymältä ja puutteisiin päästään käsiksi nopeasti.
Yhdessä tehty raportointi luo läpinäkyvyyden ja luottamuksen tilaajan ja palveluntuottajan välille ja laatu saadaan pidettyä sovittuna tai jopa parempana.
Palveluntuottajien kanssa käytäviin laatupalavereihin saada nopeasti ja helposti reaaliaikainen tieto kentän tilanteesta ja mahdollisiin puutteisiin päästään käsiksi samoin tein.
-Seppo Tokola, Turvallisuus ja kiinteistötoimintojen päällikkö
Seppo Tokola
Turvallisuus ja kiinteistötoimintojen päällikkö, Tokmanni Oy
Timo Konttinen
Toimitusjohtaja, Eners Oy