Petterinkulma Oy on Iisalmen kaupungin vuonna 1965 perustama osakeyhtiö, jonka tehtävänä on tuottaa ja ylläpitää vuokra-asuntoja Iisalmen alueella. Yhtiön omistuksessa on lähes 1400 asuntoa, joissa asuu noin 2100 iisalmelaista.
Eners ylläpitojärjestelmän avulla Petterinkulmaan saatiin työkalut muuttotarkastusten tekemiseen ja raportointiin, vikailmoitusten käsittelyyn, PTS:n laadintaan sekä saunavuorojen ja parkkipaikkojen hallintaan.
Helppo ja selkeä käyttöliittymä teki käyttöönotosta vaivatonta ja koko organisaatio saatiin nopeasti sinuiksi järjestelmän kanssa.
Petterinkulmalla oli tarve saada toimiva muuttotarkastus-moduuli osaksi ylläpitojärjestelmää, jolloin koko prosessin vaatimat toimenpiteet saadaan tehtyä yhdellä järjestelmällä. Iisalmessa oli jo olemassa oleva ohjelma, joka ei vastannut ihan toiveita ja meillä taas ei vielä ollut vastaavaa moduulia järjestelmässä.
Otimme innolla haasteen vastaan ja puolessa vuodessa saimme aikaan toiveiden mukaisen muuttotarkastus-moduulin. Tarkastuksen yhteydessä voidaan tehdä tarvittavat työtilaukset korjauksiin tai siivouksiin sekä näistä kertyvät kustannukset saadaan suoraan raportille. Kuvat tarkastuksilta saadaan lisättyä lomakkeille mobiililaitteen kameralla kohteessa eikä turhaa tiedostojen siirtelyä tarvita.
Tarkastuslomakkeen täyttö on helppoa suoraan kohteessa ja tarvittavat korjaustoimenpiteet saadaan tilattua tarkastuksen yhteydessä.
-Timo Hytönen, kiinteistöpäällikkö
Asukkailta tuleviin vikailmoituksiin saatiin järjestelmän avulla selkeyttä. Soittelut ja sähköpostit ristiin rastiin ovat historiaa.
Asukkaat voivat tehdä ilmoitukset qr-koodien avulla tai nettisivujen kautta avautuvalla lomakkeella mihin kellon aikaan tahansa. Ilmoitukset voi toki tehdä edelleen puhelimitse asiakaspalveluun joka kirjaa ne järjestelmään kiinteistönhoitajien tiedoksi.
Järjestelmä lähettää uusista ilmoituksista viestit kiinteistönhoitajalle, joka voi hoitaa asian itse tai tilata työn esimerkiksi putkiliikkeeltä suoraan järjestelmästä. Näin töiden valmistumisen seuranta helpottuu eikä asiat jää unohduksiin.
Järjestelmään kirjatut ilmoitukset ovat vähentäneet puhelinrallia ja työt tulevat tehdyksi.
Sairastapauksissa tuuraajat näkevät keskeneräiset työt ja voivat hoitaa ne valmiiksi.
-Timo Hytönen, kiinteistöpäällikkö
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, kahdesti suunniteltu ei ole vielä valmis. Pitkän tähtäimen suunnitelmat tuovat suunnitelmallisuutta korjauksiin ja budjetointi tuleville vuosille helpottuu.
PTS-moduuliin kirjataan niin pienet kuin isotkin korjaustoimenpiteet. On pihavarusteiden korjausta, ulkoseinien maalausta, lämmönvaihtimen uusimista ja monta muuta asiaa, joihin on hyvä varautua etukäteen.
Korjaustoimenpiteet valmiiksi suunniteltuina tietyille vuosille lisättynä kustannusarvioilla auttaa välttymään yllättäviltä menoeriltä ja suuremmilta vaurioilta. Lisäksi grafiikan avulla nähdään, jos kustannuksia kertyy jollekin ajanjaksolle turhan paljon. Näin toimenpiteitä voidaan aikaistaa tai siirtää kuorman ja kustannusten tasaamiseksi.
Kohteisiin laaditut PTS:t helpottavat tulevien vuosien budjetointia sekä osaamme varautua tuleviin korjaustoimenpiteisiin. Kiinteistöjen kunto säilyy hyvänä ja asukkaat ovat tyytyväisiä.
-Mikko Kauppinen, toimitusjohtaja
Ylläpitojärjestelmään kehitettiin Petterinkulman toiveesta moduuli parkkipaikkojen hallintaan. Moduuliin lisätään kartta paikoista sekä luodaan parkkipaikat. Paikkaan voidaan liittää huoneiston numero tai ulkopuolinen vuokraaja sekä vuokrauksen alku- ja loppupäivät. Asiakkaat voivat tarkastaa vapaita paikkoja sekä tehdä varauksia julkiselta lomakkeelta. Järjestelmän avulla ajantasainen varaustilanne on näkyvillä niin toimistossa, kiinteistönhoitajilla kuin asukkaillakin.
Saunavuorojen hallintaan on myös oma osionsa järjestelmässä. Vuoroille merkataan huoneistot, joille vuorot varattu. Kiinteistönhoitajat voivat kohteessa ollessaan tarkastaa ajastimien paikkaansa pitävyys suoraan ajantasaisesta vuorolistasta. Julkisen lomakkeen avulla asukkaat voivat tehdä varauspyynnöt saunavuoroista kotisohvalta.
Julkisten lomakkeiden avulla olemme saaneet lisättyä tiedonvälitystä asukkaille sekä helpottaneet varauspyyntöjen tekemistä.
-Mikko Kauppinen, toimitusjohtaja