Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Käyttämällä Palveluamme, hyväksyt tietojesi käsittelyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Rekisterinpitäja

Eners Oy
Y-tunnus 2524822-1

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Dima Tsvetkov
dima.tsvetkov@eners.fi
+358 40 173 1685

Tietosuojavastaava

Dima Tsvetkov
dima.tsvetkov@eners.fi
+358 40 173 1685

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on pääasiassa rekisterinpitäjän oikeutettu etu (mm. asiakassuhde).

Asiakkaat

Asiakassuhteissa Eners Oy käsittelee palvelusopimuksen perusteella asiakkaan puolesta ja lukuun tämän keräämiä henkilötietoja.

Henkilörekisterin tarkoituksena on

• tunnistaa ja yksilöidä ohjelmiston käyttäjät
• mahdollistaa käyttäjille pääsy ohjelmiston eri osioihin
• lähettää tiedotteita ja uutiskirjeitä
• hoitaa asiakassuhteita

Potentiaaliset asiakkaat ja näiden edustajat

Markkinointia ja asiakashankintaa varten Eners Oy toimii rekisterinpitäjänä henkilörekisterissä, jonka tarkoituksena on

• suoramarkkinoinnin ja verkkomarkkinoinnin kohdentaminen
• myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen

Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet

Eners Oy käsittelee seuraavia rekisteröityjen tietoja

• laskutus- ja maksutiedot
• yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, osoite)

Eners Oy kerää henkilötietoja asiakassuhteissa pääasiassa asiakkaan/yhteisön yhteyshenkilöiltä tai muutoin asiakkaan kanssa sovitulla tavalla. Potentiaalisista asiakkuuksista henkilötietoja kerätään julkisista tietolähteistä (mm. www-sivut, sosiaalinen media, yritys- ja yhteisötietojärjestelmä).

Kerättäviä henkilötietoja ovat

• etu- ja sukunimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• yritys sekä titteli
• laskutus- ja maksutiedot (asiakkaat)

Rekistereiden tietosisältö on pääsääntöisesti työntekijätietoja, jotka perustuvat työsuhteeseen.

Henkilötietojen käsittely

Eners Oy käsittelee rekistereissä olevia henkilötietoja vain em. käyttötarjoituksiin.

Eners Oy käsittelee henkilötietoja lainmukaisesti, turvallisesti ja hyviä tietosuoja periaatteita noudattaen.

Tietoihin on pääsy Eners Oy:n työntekijöillä työtehtävien mukaan myönnetyillä käyttöoikeuksilla. Lisäksi tietoihin on pääsy asiakkaan omilla käyttäjillä ohjelmmistoon erikseen määriteltyjen käyttöoikeuksien mukaan.

Eners Oy:n työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus rekistereihin tallennettuihin tietoihin.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Eners Oy ei luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuttaa Suomen lain mukaisesti jos asianomainen pyytää Eners Oy:tä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Eners Oy:tä luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Eners Oy:n hallussa olevasta tietokannasta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilörekistereissä olevia tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Eners Oy:n verkkosivuilla ja ohjelmistossa käytössä olevat evästeet ja muut seurantatekniikat saattavat siirtää tietoja evästeiden käytöstä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kiinteistöjärjestelmän tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokantojen teknisen toteuttamisen johdosta tiedot sijaitsevat ulkopuolisten, kotimaisten kumppaneiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat palveluntuottajien tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi siihen oikeutetut ja vaitioloon sitoutuneet henkilöt.

Eners Oy ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset.

Koska Eners Oy ei voi käytännössä estää asiakkaitaan tallentamasta palveluun arkaluonteisia tietoja, kuten henkilötunnuksia, palvelun tietoturva kokonaisuudessaan pyritään pitämään kaikkina aikoina erityisen korkealla tasolla ja käyttäjiä ohjeistetaan välttämään arkaluonteisten tietojen tallentamista palveluun.

Tietojen säilytysaika

Eners Oy poistaa rekisteröidyn tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista ja/tai lain vaatimaa perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Eners Oy:tä poistamaan häntä koskevat tiedot.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti tietosuojavastaavalle.